Erfolgsfaktor für Geschäftsführung, Controlling und HR-Abteilung
Ein Gewinn für alle
Workforce Management ist in den vergangenen Jahren mehr und mehr zu einem bedeutenden Erfolgsfaktor für die Geschäftsführung, das Controlling und für die HR-Verwaltung geworden. Anfänglich handelte es sich dabei noch um ein Tool, das die Produktivität, Konsistenz sowie Effizienz von Call Centern optimieren sollte. Nach und nach fand Workforce Management dann aber auch in nahezu allen Branchen Anwendung. Hier erfahren Sie, was Workforce Management ist und welche Ziele es verfolgt, wie Workforce Management funktioniert und in welchen Bereichen es eingesetzt wird. Außerdem erklären wir, welche Vorteile sich aus gezieltem Workforce Management ergeben und welche Software-Tools dieses unterstützen.
Inhalt
- Was ist Workforce Management?
- Welche Ziele verfolgt Workforce Management?
- Was ist der Unterschied zwischen Personalplanung und Workforce Management?
- Was sind aktuelle Trends im Workforce Management?
- 10 Gründe und Vorteile, die für den Einsatz von Workforce Management sprechen
- Warum ist gutes Workforce Management so schwierig?
- Wie kann Software beim Workforce Management unterstützen?
Definition: Was ist Workforce Management?
Workforce Management bezieht sich auf die Planung, Überwachung und Optimierung des Personaleinsatzes eines Unternehmens. Dies umfasst Aufgaben wie die Organisation von Schichtplänen, die Überwachung von Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen, die Steuerung von Urlaub und Krankenstand sowie die Überwachung der Personalentwicklung und -leistung.
Welche Ziele verfolgt Workforce Management?
Das Ziel ist es, den Personaleinsatz so effizient wie möglich zu gestalten, um Kosten zu minimieren und die Produktivität zu maximieren. Viele Unternehmen nutzen heutzutage Workforce Management, um die eigene Leistungsfähigkeit gezielt zu erhöhen. Dies geschieht unter anderem in den Aufgabenfeldern Personal- und Weiterbildungsmanagement, Personaleinsatzplanung, Datenerfassung, Budgetierung sowie Analytics. Mithilfe von Workforce Management können beispielsweise das Management von Zeitkontingenten optimiert sowie Workloads und Personalkapazitäten besser geplant werden. Zudem ergeben sich durch entsprechende Visualisierungen mit professionellen Software-Lösungen wie Ingentis org.manager analytische Einblicke in die Struktur der eigenen Belegschaft.
Was ist der Unterschied zwischen Personalplanung und Workforce Management?
Viele denken an Begriffe wie Zeiterfassung und Personalplanung, wenn sie mit dem Thema Workforce Management konfrontiert werden. Dies ist auf der einen Seite korrekt, denn diese beiden Aufgabenfelder sind tatsächlich wichtige Bestandteile des Workforce Managements. Workforce Management widmet sich jedoch noch deutlich mehr Herausforderungen als der reinen Personaleinsatzplanung. In diesem Kontext kann Workforce Management als strategischer Ansatz verstanden werden, um die beste Personalausstattung nach Anforderung und Kapazität zu gewährleisten.
Daher sind relevante Fragestellungen des Workforce Managements:
- Planung von Budgets und Forecasting
- Planung des Personaleinsatzes
- Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement
- Regulatorik
- Management von Feiertagen, Urlauben und freien Tagen
Unternehmen erfahren immer mehr über Anforderungen, KPIs und mögliche Szenarien für die Personaleinsatzplanung, wenn sie sich in einen permanenten, von Software-Lösungen unterstützten, Analyse- und Optimierungszyklus begeben. Dieser umfasst dann jeweils nacheinander die Analyse und die Prognose des Personalbedarfs, die Planung von Kapazitäten, das Management der Arbeitszeiten sowie das Controlling. Auf diese Weise wird die Planungsqualität kontinuierlich gesteigert. Eine nachhaltige Verbesserung des Arbeitszeiteinsatzes ist hingegen nicht möglich, wenn einzelne Elemente des Zyklus ausgelassen werden. Denn Workforce Management ist als Gesamtprozess zu verstehen.
Was sind aktuelle Trends im Workforce Management?
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen
Automatisierung von Prozessen und Verwendung von Algorithmen für Prognosen und Planungen.
Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit
Unternehmen implementieren flexible Arbeitsbedingungen, um eine bessere Work-Life-Balance für ihre Mitarbeitenden zu ermöglichen.
Mobile Technologie
Verwendung mobiler Geräte und Anwendungen für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.
Integrierte Systeme
Integration verschiedener Systeme, wie Zeiterfassung, Personalmanagement und Schichtplanung, um eine reibungslose und effiziente Workforce-Management-Lösung zu schaffen.
Datenanalyse und -auswertung
Verwendung von Daten, um Entscheidungen im Hinblick auf Personalmanagement, Schichtplanung und Überstundenmanagement zu treffen.
10 Gründe und Vorteile, die für den Einsatz von Workforce Management sprechen
1.
Verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit
Mit Workforce Management unterstützen Sie flexible Arbeitszeitmodelle und können agil auf Veränderungen reagieren.
2.
Kosteneinsparung
Durch die Vermeidung kostenintensiver Über- und Unterkapazitäten sparen Sie Geld.
3.
Optimierte Ressourcenplanung
Unproduktive Arbeitszeiten werden durch die gezielte Optimierung der Kapazitäten verringert.
4.
Arbeitszeiterfassung
Durch eine effiziente Arbeitszeiterfassung werden gesetzlich geregelte Arbeitszeiten problemlos eingehalten.
5.
Fundierte Entscheidungsfindung
Auf der Grundlage einheitlicher Daten treffen Sie fundierte Entscheidungen.
6.
Fluktuation niedrig halten
Wenn Ihre Mitarbeitenden seltener an ihre Kapazitätsgrenzen gelangen, ergibt sich eine niedrigere Fluktuation.
7.
Erhöhte Motivation
Sie steigern die Motivation der Mitarbeitenden, wenn Sie sie gemäß Ihrer Skills einsetzen und weiterbilden.
8.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Wenn die passenden Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, dann erhöht sich auch die Zufriedenheit der Kunden.
9.
Als Arbeitgeber attraktiv
Mit einem guten Workforce Management verbessert sich Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
10.
Erhöhte Produktivität
Wenn Personalprozesse reibungslos ablaufen, dann ergibt sich daraus eine höhere Arbeitsproduktivität.
Mehr zum Thema?
Mit Trends, Themen und Innovationen aus der HR-Branche und aus Organisationen befassen wir uns regelmäßig im Ingentis Innovation Blog.
Zum Blog
Warum ist gutes Workforce Management so schwierig?
Workforce Management ist aufgrund mehrerer Faktoren schwierig:
Komplexität der Aufgaben
Workforce Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben wie Personalbeschaffung, Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung. Jede dieser Aufgaben ist komplex und erfordert genaues Management.
Abhängigkeit von externen Faktoren
Workforce Management ist auch von externen Faktoren wie Wetterbedingungen, saisonalen Schwankungen und Krankheiten abhängig, was es schwierig macht, genaue Prognosen zu erstellen.
Veränderungen im Geschäftsumfeld
Die Geschäftswelt verändert sich ständig, was auch Veränderungen im Workforce Management erfordert. Unternehmen müssen daher schnell auf neue Geschäftsanforderungen reagieren können.
Datenintegrität
Ein weiteres Hindernis mit Blick auf Workforce Management ist die Integrität der Daten. Fehlerhafte oder inkonsistente Daten können zu falschen Entscheidungen führen.
Wie kann Software beim Workforce Management unterstützen?
Mit Visualisierungsregeln identifizieren Sie schnell und einfach Handlungsfelder.
Insgesamt ist Workforce Management eine komplexe Aufgabe, die ein genaues Management, eine gute Überwachung und Anpassungsfähigkeit erfordert. Innovative Software-Lösungen wie Ingentis org.manager visualisieren Organisations- und HR-Daten in einer individuell gewünschten Form. Das können Organigramme sein, aber auch Sunburst-Grafiken oder Dashboards mit den relevanten Kennzahlen.
Die Visualisierung erlaubt die Analyse und das Erkennen von Schwachstellen wie:
- Wo sind wichtige Positionen unbesetzt?
- Stimmt die Führungsspanne?
- An welchen Stellen gibt es Über- oder Unterkapazitäten?
- Sind die Budgets optimal verteilt?
Auf dieser Basis können dann Optimierungen vorgenommen werden. Besonders spannend ist, dass die Auswirkungen der Anpassungen simuliert werden können, bevor sie tatsächlich umgesetzt werden.
Möchten Sie Ihr nachhaltig Workforce Management optimieren?
Das Management Ihrer Belegschaft verlangt nach einem guten Überblick über relevante Kennzahlen. Hier kommt People Analytics ins Spiel. Lesen Sie in unserem kostenfreien Whitepaper, wie Sie damit datengestützte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.
Jetzt herunterladen!
